Bedrijven hebben vaak specifieke eisen voor hun printoplossingen. Denk aan grotere volumes, meer functies en een hogere betrouwbaarheid dan een simpele thuisprinter. Of je nu in een klein bureau werkt of een afdeling binnen een groot bedrijf, de juiste keuze kan veel tijd en kosten besparen. In dit artikel ontdek je hoe je de ideale printer voor jouw organisatie kiest en welke modellen de beste opties kunnen zijn.
Denk aan capaciteit en snelheid
Een belangrijke vraag is hoeveel je per dag of week print. Moet je veel zwart-wit rapporten verwerken, of produceer je juist regelmatig gekleurde presentaties? Kies een printer die past bij het verwachte aantal prints per maand. Laserprinters zijn vaak zuiniger en sneller bij hoge volumes. Inkjet kan interessanter zijn als je minder afdrukt of behoefte hebt aan scherpe kleuren. Let op de papierlade. Met een grotere lade hoef je niet telkens bij te vullen. Overweeg ook automatische dubbelzijdig printen, wat papier bespaart. Kijk naar de tonerkosten voor laser en de cartridge kosten voor inkjet. Een hoge aanschafprijs kan op termijn meevallen als de inkt voordelig is. Er zijn zelfs printers met hervulbare reservoirs die je lang kunt gebruiken.
Kies kwaliteit voor design en afbeeldingen
Werk je in een sector waar de uitstraling van je prints belangrijk is? Dan kan een foto printer handig zijn. Denk aan architectenbureaus, ontwerpbureaus of marketingafdelingen. Zo’n printer is ontworpen om nauwkeurige kleuren en fijne details te bieden. Je kunt kiezen voor modellen met meerdere inktkleuren om subtiele kleurovergangen te verkrijgen. Heb je alleen af en toe een foto nodig? Een all-in-one-inkjet kan ook volstaan. Plaats de printer liefst in een ruimte waar de luchtvochtigheid niet te hoog is. Dat voorkomt dat inkt uitdroogt. Houd rekening met netwerksnelheid, want het verzenden van grote afbeeldingsbestanden kan langer duren als de printer in een trage wifi-zone staat. Met een bekabelde netwerkaansluiting of een stabiele wifi-verbinding los je dit op.
Zet in op extra functies
Een zakelijke printer kan vaak meer dan alleen printen. Denk aan kopiëren, scannen en e-mailen van documenten. Dat bespaart je een extra apparaat en plek in je kantoor. Check of er ook een beveiligde printfunctie is, waarmee vertrouwelijke documenten pas worden afgedrukt als je een code invoert bij de printer. Dit is nuttig als je met gevoelige informatie werkt. Kijk ook of je mobiel kunt printen via een app. Dan hoef je niet telkens je laptop te starten. Sommige modellen hebben zelfs een document feeder om in één keer meerdere vellen te scannen. Dat maakt het digitaliseren van facturen of contracten eenvoudiger.
Beschikbaarheid en onderhoud
Na de aanschaf is goed onderhoud belangrijk. Kies een leverancier die snel hulp kan bieden als er storingen zijn. Bij intensief gebruik kunnen er vaker problemen optreden. Vraag daarom naar de garantieduur en de service opties. Moet je regelmatig onderdelen vervangen? Kijk dan naar de kosten en de leverbaarheid. Lees reviews van andere bedrijven of praat met collega-ondernemers die ervaring hebben met bepaalde merken. Een snelle en betrouwbare service kan het verschil maken als je in een deadline zit. Zo blijft je werkproces soepel en kun je je richten op belangrijkere zaken dan een vastgelopen papierlade. Een efficiënte kantoorprinter is immers een investering die zich ruimschoots terugbetaalt.
